Każda firma ma do czynienia z procesem obiegu dokumentów kosztowych. Taki dokument należy odpowiednio opisać, zaakceptować i zatwierdzić, a następnie zarejestrować. Dokumenty te należy przechowywać jeszcze przez kilka lat.

Wciąż standardem w firmach jest papierowy obieg faktur. Czy jednak jest to rzeczywiście najbardziej optymalne rozwiązanie?
Faktury zanim trafią do archiwum muszą przejść przez wiele rąk i przez wiele działów. Nierzadko giną np. schowane w szufladzie lub są zbyt długo przetrzymywane. Często są dostarczane do działu księgowości z dużym opóźnieniem.
W związku z tym, dlaczego by nie zastąpić papierowego obiegu faktur skanowaniem i elektronicznym obiegiem? Czy nie przyniosłoby to niewspółmiernych korzyści firmie?
Elektroniczny obieg faktur już w bardzo krótkim czasie przyniesie spore oszczędności. Wpłynie na skrócenie czasu i zmniejszenie kosztów obsługi faktur, zminimalizuje liczbę operacji manualnych oraz ewentualnych odsetek z tytułu spóźnionych płatności. Zmniejszy też liczbę popełnianych błędów przy rozliczaniu tych dokumentów.
Warto też podkreślić, że elektroniczny obieg faktur jest w pełni akceptowany przez urzędy skarbowe.